Traplift voor de zorg: btw terugvragen?

Als zorginstelling overweeg je misschien een traplift om cliënten of bewoners veilig tussen verdiepingen te laten bewegen. Maar voor je tot aankoop overgaat, is het slim om te kijken naar de btw. In veel gevallen kun je de btw op de aanschaf en installatie van een traplift terugvragen. Dat scheelt al snel duizenden euro's, zeker omdat trapliften vaak tussen de 5.000 en 15.000 euro kosten, afhankelijk van het type en de lengte van de trap.

Maar hoe werkt dat precies? De regels verschillen namelijk of je een zorginstelling bent die btw-belaste prestaties levert, of dat je vrijgesteld bent van btw, zoals veel zorgverleners. In dit artikel leggen we je uit wanneer je de btw kunt terugvragen, welke voorwaarden er gelden en hoe je het aanpakt. Zo weet je precies waar je aan toe bent en kun je een weloverwogen beslissing nemen.

Wanneer kun je als zorginstelling btw terugvragen?

De hoofdregel is dat je btw kunt terugvragen als je zelf btw-belaste prestaties verricht. Dit betekent dat je goederen of diensten levert waarover je btw in rekening brengt aan je klanten. Veel zorginstellingen, zoals ziekenhuizen, verpleeghuizen of thuiszorgorganisaties, zijn echter vrijgesteld van btw voor hun zorgverlening. Dat klinkt gunstig, maar het heeft een belangrijk nadeel: je kunt de btw op aankopen zoals een traplift dan niet aftrekken. De btw wordt dan een kostenpost.

Toch zijn er uitzonderingen. Zo kunnen instellingen die naast vrijgestelde zorg ook commerciële activiteiten ontplooien – bijvoorbeeld een restaurant dat ook voor publiek openstaat, of een winkel in het ziekenhuis – wel btw in rekening brengen over die prestaties. In dat geval heb je recht op aftrek van voorbelasting, maar alleen voor het gedeelte dat toerekenbaar is aan die belaste activiteiten. Dit heet pro rata-aftrek of aftrek naar evenredigheid van gebruik.

Daarnaast is er sinds een aantal jaren de mogelijkheid om voor bepaalde zorgactiviteiten te opteren voor btw-belaste prestaties. Dit wordt ook wel 'optie voor belaste verhuur' genoemd, maar voor trapliften speelt dit meestal geen rol. In de praktijk komt het erop neer dat de meeste zorginstellingen geen btw kunnen terugvragen, tenzij ze een gemengde onderneming zijn of gebruikmaken van speciale fondsen.

De regels voor btw-aftrek bij trapliften: waar moet je op letten?

Stel dat je tot de groep behoort die wel btw mag aftrekken. Dan zijn er een paar zaken om rekening mee te houden. Allereerst moet de traplift worden gebruikt voor belaste prestaties. Als de lift bijvoorbeeld alleen wordt gebruikt voor vrijgestelde zorg, is aftrek niet mogelijk. Houd daarom goed bij hoe de lift wordt gebruikt. Het kan nodig zijn om een nacalculatie te maken als het gebruik in de loop der tijd wijzigt.

Daarnaast is de factuur van groot belang. Zorg ervoor dat de factuur op naam van de zorginstelling staat, met jouw btw-nummer en het btw-bedrag apart vermeld. Alleen dan kun je de btw terugvragen bij je periodieke btw-aangifte. Het terugvragen gaat dus niet via een apart formulier, maar gewoon via de aangifte omzetbelasting. Vergeet niet om ook de btw over de installatiekosten en eventuele aanpassingen aan de trap mee te nemen; die tellen mee voor de aftrek.

Let op: er is ook een regeling voor kleine ondernemers (KOR). Als je onder de KOR valt, kun je geen btw terugvragen én hoef je ook geen btw te berekenen over je eigen prestaties. Dit kan voordelig zijn, maar het is niet altijd de goedkoopste route. Zeker bij een grote investering zoals een traplift kan het verstandig zijn om onder de KOR uit te blijven, zodat je wél btw kunt terugvragen. Laat je hierover adviseren door een fiscalist of boekhouder.

Praktische stappen om btw terug te vragen op een traplift

Wil je de btw terugvragen? Volg dan deze stappen. Eerst bepaal je of je recht hebt op aftrek. Dit doe je door te kijken naar je btw-status: ben je ondernemer voor de btw? Verricht je belaste prestaties? Zo ja, dan kun je de btw aftrekken, mits de traplift voor die belaste prestaties wordt gebruikt. Vraag bij twijfel een schriftelijke bevestiging aan je belastingadviseur.

Vervolgens verzamel je alle facturen en betaalbewijzen. Controleer of de facturen voldoen aan de wettelijke eisen: naam en adres van de leverancier, jouw naam en btw-nummer, de datum, een omschrijving van de traplift en het btw-bedrag. Als er meerdere trapliften worden geplaatst, moet elke lift apart worden gespecificeerd.

Daarna verwerk je de btw in je btw-aangifte over het tijdvak waarin de factuur is ontvangen. Het is verstandig om de btw niet te laten liggen, want dat kan leiden tot naheffingen of rente. Mocht je er niet uitkomen, schakel dan een professional in. De kosten van zo'n adviseur zijn overigens ook aftrekbaar, voor zover ze betrekking hebben op de btw-aftrek.

Veelgestelde vragen

Conclusie

Het terugvragen van btw op een traplift voor de zorg is niet voor iedereen weggelegd, maar het kan flink wat opleveren als je weet hoe het werkt. Door je btw-status goed te analyseren, de juiste administratie bij te houden en tijdig hulp in te schakelen, voorkom je dat je geld laat liggen. Zeker bij een investering van tienduizenden euro's is het de moeite waard om dit goed uit te zoeken. Neem de tijd om de regels te begrijpen, of laat je bijstaan door een expert, zodat je zorginstelling profiteert van alle mogelijkheden.

Lees ook: BTW op trapliften: 21% of 9%? · Traplift aftrekbaar van de belasting? · Hoeveel btw betaal je voor een traplift? · Btw verlagen op traplift: mogelijkheden · Traplift en inkomstenbelasting: zo werkt het · Fiscale voordelen traplift voor ondernemers — meer over btw & belasting

TrapliftRadar is een onafhankelijke gids en verkoopt zelf niets. Prijzen zijn indicaties.